A premência em pensar ações que vislumbrem a preservação e o acesso ao patrimônio cultural por meio de documentos autênticos, fidedignos e confiáveis, motivou a escolha do tema da pesquisa apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Patrimônio Cultural, a partir da linha de pesquisa Patrimônio Arquivístico Documental. O objetivo deste estudo consiste na proposição de uma Minuta de Instrução Normativa e de um Manual de procedimentos para a Produção, Descrição e Difusão de editais no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), partindo da análise dos editais de ingresso e reingresso de estudantes nos cursos de graduação. Quanto aos métodos, trata-se de uma pesquisa qualitativa, de natureza aplicada, com caráter exploratório, realizada por meio de pesquisa documental e observação, onde os editais de ingresso e reingresso integram o estudo de caso que embasará o desenvolvimento desta pesquisa. Para alcançar os objetivos, primeiramente foram realizadas reuniões entre o Departamento de Arquivo Geral (DAG) e a Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), através da Coordenadoria de Oferta e Relacionamento (Cofre), com o intuito de alinhar as expectativas em relação à pesquisa e definir as ações a serem realizadas no decorrer do estudo. Na próxima etapa, foram definidas as regras para a abertura do Processo Administrativo de Homologação de Editais, haja vista a necessidade de assinar os editais de ingresso e reingresso de estudantes na graduação digitalmente, por meio do Portal de Documentos. Em seguida, percebeu-se a necessidade de padronizar os principais documentos que compõem o processo de ingresso e reingresso, além de elaborar um tutorial para orientar os candidatos em relação às mudanças na interposição de recursos ao resultado do processo seletivo. A terceira etapa da pesquisa, dedicou-se à capacitação da equipe da Cofre em relação aos procedimentos para a produção, descrição e difusão dos editais de ingresso e reingresso, além de capacitar os servidores responsáveis pelas Secretarias de Cursos de Graduação da Instituição quanto às mudanças nos procedimentos de interposição de recursos ao resultado do processo seletivo. A análise e padronização dos procedimentos relacionados ao processo seletivo por ingresso e reingresso, propiciou a elaboração da Minuta de Instrução Normativa e o Manual de procedimentos para a Produção, Descrição e Difusão de editais no âmbito da UFSM. Como resultado verificou-se que a elaboração de normativas relacionadas à produção, descrição e difusão de documentos de guarda permanente ainda é incipiente na Instituição. Esta pesquisa traz soluções práticas a serem aplicadas aos editais, visando à sua preservação e acesso. Contudo, há ainda um vasto campo de trabalho a ser explorado em relação à conscientização e capacitação da comunidade universitária quanto à utilização do Portal de Documentos para a produção, descrição e difusão de documentos, de modo a mantê-los preservados e acessíveis pelo tempo que for necessário.
Texto completo disponível em: https://repositorio.ufsm.br/handle/1/30143