John Charlles Nogueira Barbosa
Os acervos permanentes constituem espaços de memória, possuem uma função social no espaço
que ocupam, constituindo-se em fonte inesgotável para pesquisas, sejam elas acadêmicas e
científicas ou não. A relevância da indexação no que tange à organização de arquivos
permanentes é muito importante, pois é utilizada com uma ação de descrever, identificar e
recuperar um determinado documento, com a intenção de se obter excelência na recuperação
da informação. Muitos profissionais organizam os arquivos por critérios empíricos não
arquivísticos, gerando um problema de inconsistência entre a guarda e o acesso aos documentos
armazenados, justamente porque os acervos não atendem as normas, premissas e fundamentos
arquivísticos. O objetivo desta pesquisa é diagnosticar os processos de indexação dos acervos
permanentes em cinco órgãos públicos. De forma específica, pretende-se: contextualizar a
literatura especializada sobre o quadro teórico e metodológico da Organização do
Conhecimento, no que tange: à representação arquivística, às normas para a descrição
arquivística, à indexação em acervos permanentes e a análise de como ocorre o processo de
indexação em acervos permanentes em órgãos públicos. A metodologia foi constituída por um
conjunto de procedimentos, incluindo etapas de pesquisa, aplicação de questionário estruturado
em forma de perguntas abertas, fechadas e de múltipla escolha, enviado por email a cinco
profissionais/arquivistas, cujos sujeitos desse estudo são representantes dos acervos da
Universidade Federal do Pará; do Arquivo Público do Estado do Pará; da Universidade Federal
de Minas Gerais; da Universidade Federal da Bahia e da Universidade Federal do Paraná. Os
resultados evidenciaram que os procedimentos de indexação que estão sendo utilizados nos
arquivos permanentes das instituições pesquisadas são caracterizados pela carência de diretrizes
pré-definidas para indexar; ausência de elaboração de um manual para indexar; pouco uso de
Software para indexar e do campo para incluir termos; como também usam poucas as
remissivas; o tempo de indexação não é avaliado; pouco uso de catálogos e/ou de base de dados;
a quantidade de termos atribuídos não é mensurado; não contam com grau de especificidade;
usa pouca a linguagem controlada; os profissionais/arquivistas não possuem conhecimento
sobre os instrumentos de indexação e pouco contam com ajuda automática no processo dos
acervos permanentes. Esses indicativos permitem concluir que: as instituições públicas
investigadas não adotam os procedimentos de indexação, por serem limitadas nesse processo,
cuja causa mais evidente é a ausência de uma política voltada para essa atividade que, em última
instância, resulta no pouco uso e na falta de conhecimento das ferramentas arquivísticas.
Constatou-se também que essas mesmas instituições usam formas de representação da
informação para sua busca e recuperação, tendo como parâmetro metodológico teórico para
auxiliar o arquivista duas pertinentes ferramentas: (a) os fundamentos da Ciência da Informação
e (b) a NOBRADE, alicerçada nas premissas das normas internacionais para descrever os
documentos nos acervos pesquisados.
Texto completo disponível em: https://www.repositorio.ufpa.br/jspui/bitstream/2011/13356/1/Dissertacao_IndexacaoOrganizacaoAcervos.pdf